Google Workspace ja tietosuoja: mitä organisaation pitää tarkistaa

Google Workspacessa ovat organisaation sähköpostit, tiedostot, kalenterit ja kokoukset, joten siellä käsitellään paljon henkilötietoja. Google on käsittelijä ja tarjoaa sopimuksen ja asetukset, mutta rekisterinpitäjänä te vastaatte siitä, miten palvelua käytetään.

Mitä Google hoitaa ja mitä te hoidatte?

Tarkistuslista

1. Onko käytössä Workspace eikä henkilökohtainen tili? Yrityksen sopimus ja asetukset koskevat Workspace-tiliä. Kartoittakaa, käsitteleekö joku työasioita henkilökohtaisessa Gmailissa.
2. Onko käsittelysopimus voimassa? Googlen mukaan CDPA pitää hyväksyä erikseen ylläpitokonsolissa vain, jos sopimuksenne ei jo sisällä sitä. Tarkistakaa asia ja kirjatkaa päivämäärä.
3. Mikä data-alue on valittu? Tallennussijainniksi voi valita Yhdysvallat, EU:n tai ei valintaa. Ominaisuus kuuluu muun muassa Business Standard-, Business Plus- ja Enterprise-versioihin, mutta ei Business Starteriin.
4. Millä perusteella tietoja siirtyy? Selvittäkää siirtoperuste. Tarkistakaa Data Privacy Framework -listalta sopijaosapuolen sertifiointi. Vakiosopimuslausekkeilla tehty siirto edellyttää siirtovaikutusten arviointia.
5. Ovatko jaot kunnossa? Käykää läpi Driven jaetut asemat, linkkijaot ja ulkoiset käyttäjät.
6. Onko säilytysajat määritelty? Määritelkää, kuinka kauan sähköposteja, keskusteluja ja tiedostoja säilytetään.
7. Seurataanko työntekijöitä? Lokit ja raportit voivat olla seurantaa. Tarkistakaa työelämän tietosuojalain ja yhteistoimintavelvoitteiden vaatimukset.
8. Onko käsittely kuvattu? Workspace kuuluu tietosuojaselosteisiin ja selosteeseen käsittelytoimista.

Tarvitaanko vaikutustenarviointi?

Ei automaattisesti. Arviointi on yleensä perusteltu, jos palvelussa käsitellään arkaluonteisia tietoja laajasti, työntekijöitä seurataan järjestelmällisesti tai palvelua käyttää laaja organisaatio. Katso yhdeksän kriteeriä.

Kunnissa ja kouluissa mukana on usein lasten tietoja, joten tarve on syytä arvioida aina. Jos ratkaisu ei ole selvä, ennakkoarvio kertoo sen, hintaan 290 €.

Mitä arviointi maksaa?

Hinnat alv 0 %, ja niihin sisältyvät ennakkoarvio ja kirjaukset selosteisiin. Gemini muuttaa arvioinnin sisältöä, koska tekoäly pääsee käyttäjän tietoihin: lue Geminin tietosuojaohje ja katso kaikki hinnat.