Seloste käsittelytoimista valmiina ja kiinteällä hinnalla
Seloste käsittelytoimista on organisaation sisäinen kuvaus siitä, mitä henkilötietoja käsitellään, miksi ja kuinka kauan. Valvoja voi pyytää sen nähtäväksi.
- Sopii, jos
- selostetta ei ole, tai se on vanhentunut järjestelmämuutosten jälkeen.
- Saat
- käsittelyt taulukkona: tarkoitus, oikeusperuste, tietoryhmät, vastaanottajat, säilytysajat ja suojaustoimet.
- Mitä tarvitsemme teiltä
- 1 tunnin haastattelun ja pääsyn järjestelmä- ja sopimuslistaan.
Mikä seloste käsittelytoimista on?
Seloste käsittelytoimista on organisaation oma kirjanpito henkilötietojen käsittelystä. Moni tuntee sen englanninkielisellä lyhenteellä RoPA, ja tietosuoja-asetuksessa siitä säädetään 30 artiklassa. Se ei ole julkinen, mutta tietosuojavaltuutetun toimisto voi pyytää sen nähtäväksi.
Seloste on myös muiden asiakirjojen pohja. Kun käsittelyt on kuvattu kerran kunnolla, tietosuojaselosteet, vaikutustenarvioinnit ja tietopyyntöihin vastaaminen käyvät paljon nopeammin.
Mitä selosteeseen tulee?
Asetus edellyttää vähintään käsittelyn tarkoitukset, tietoryhmät, vastaanottajat, siirrot EU:n ulkopuolelle, säilytysajat ja kuvauksen suojaustoimista. Lisäämme mukaan myös oikeusperusteen ja järjestelmän, koska niiden avulla asiakirjat pysyvät linjassa keskenään.
| Tyypillinen käsittely | Tarkoitus | Vastaanottajat |
|---|---|---|
| Palkanmaksu | palkka ja lakisääteiset ilmoitukset | tilitoimisto, Verohallinto, tulorekisteri, eläkevakuutusyhtiö |
| Rekrytointi | hakijoiden arviointi | rekrytointijärjestelmän toimittaja |
| Asiakasrekisteri | asiakassuhteen hoito | järjestelmätoimittaja |
| Laskutus | laskutus ja kirjanpito | tilitoimisto, verkkolaskuoperaattori |
| Markkinointi | uutiskirjeet ja suoramarkkinointi | sähköpostipalvelun toimittaja |
Täydellisen esimerkkirivin näet selosteen käsittelytoimista ohjeesta.
Näin työ etenee
- Haastattelu. Käymme tunnissa läpi toiminnot, järjestelmät ja toimittajat.
- Seloste. Kuvaamme käsittelyt taulukkoon viidessä arkipäivässä.
- Hyväksyntä. Käymme selosteen läpi kanssasi ja kerromme, jos jokin vaatii korjausta, esimerkiksi puuttuva käsittelysopimus tai määrittelemätön säilytysaika.
Kuka selostetta tarvitsee?
Velvollisuus koskee lähes kaikkia organisaatioita, ja kunnat tarvitsevat selosteen aina. Alle 250 hengen organisaation poikkeus ei päde, jos käsittely on jatkuvaa, aiheuttaa todennäköisesti riskin ihmisille tai koskee arkaluonteisia tietoja.
EU:ssa on käsittelyssä ehdotus, joka laajentaisi poikkeuksen alle 750 hengen yrityksiin korkean riskin käsittelyä lukuun ottamatta. Ehdotus ei ole voimassa marraskuussa 2026. Vaikka se hyväksyttäisiin, sama tieto tarvitaan yhä tietosuojaselosteisiin ja osoitusvelvollisuuden täyttämiseen.
Selosteen saat myös osana Tietosuoja kuntoon -pakettia, johon kuuluvat tietosuojaselosteet ja tietosuojatarkastus.
Uuden järjestelmän kirjaus selosteeseen sisältyy vaikutustenarvioinnin hintaan.
Usein kysytyt
Mitä seloste käsittelytoimista maksaa?
Koon mukaan 590 €, 1 290 € tai 2 490 € (alv 0 %). Toimitus viidessä arkipäivässä.
Tarvitseeko pieni yritys selosteen?
Yleensä kyllä. Alle 250 hengen poikkeus koskee vain satunnaista käsittelyä, ja esimerkiksi palkanmaksu ja asiakasrekisteri ovat jatkuvaa käsittelyä.
Missä muodossa seloste toimitetaan?
Muokattavana taulukkona, jota voitte itse pitää ajan tasalla. Tietosuoja kunnossa -jatkopalvelussa päivitämme sen puolestanne.
Lue lisää: Mikä on seloste käsittelytoimista? Kuka sen tarvitsee ja mitä siihen kirjataan
Seloste käsittelytoimista: tilaa tai kysy lisää
Kerro lyhyesti tilanteesi, niin vahvistamme kiinteän hinnan ja toimitusajan.