Tarvitaanko vaikutustenarviointi? Ennakkoarvio kahdessa arkipäivässä
Kaikki käsittelyt eivät vaadi vaikutustenarviointia, mutta ratkaisu pitää perustella. Ennakkoarvio kertoo, tarvitaanko se, ja dokumentoi perustelun.
- Sopii, jos
- otatte käyttöön uuden järjestelmän, tekoälytyökalun, kameravalvonnan tai seurannan.
- Saat
- kirjallisen arvion ja perustelut, jotka voi näyttää valvojalle.
- Mitä tarvitsemme teiltä
- kuvauksen käsittelystä ja järjestelmästä.
Mitä ennakkoarvio ratkaisee?
Tietosuoja-asetus vaatii vaikutustenarvioinnin, kun käsittely aiheuttaa todennäköisesti korkean riskin ihmisten oikeuksille. Arvio tehdään ennen käsittelyn aloittamista. Vaikea kysymys on usein se, ylittyykö korkean riskin raja, ja väärä ratkaisu maksaa kummassakin suunnassa: turha arviointi vie aikaa, ja puuttuva on lainvastainen.
Ennakkoarviossa käymme käsittelyn läpi Euroopan tietosuojaviranomaisten yhdeksän kriteerin ja tietosuojavaltuutetun luettelon avulla. Lopputuloksena on kirjallinen kanta: tarvitaanko arviointi ja miksi.
Milloin ennakkoarvio kannattaa tehdä?
- Otatte käyttöön Microsoft 365 Copilotin, ChatGPT:n tai muun tekoälytyökalun.
- Hankitte järjestelmän, joka käsittelee asiakkaiden tai työntekijöiden tietoja laajasti.
- Aloitatte kameravalvonnan, paikannuksen tai työntekijöiden seurannan.
- Yhdistätte aineistoja tavalla, jota ihmiset eivät osaa odottaa.
- Asiakas tai hankinnan ehdot edellyttävät näyttöä asian arvioinnista.
Mitä kirjallinen arvio sisältää?
- käsittelyn ja järjestelmän kuvauksen
- kriteerien läpikäynnin perusteluineen
- kannan siitä, tarvitaanko vaikutustenarviointi
- havaitut asiat, jotka kannattaa korjata joka tapauksessa
Kolme mahdollista lopputulosta
| Tulos | Mitä se tarkoittaa | Mitä seuraavaksi |
|---|---|---|
| Arviointia ei tarvita | korkean riskin raja ei ylity | arkistoi perustelu ja tarkista se, jos käsittely muuttuu |
| Arviointia ei tarvita, jos käsittelyä muutetaan | riski pienenee esimerkiksi käyttöoikeuksia rajaamalla | tee muutokset ja kirjaa ne |
| Arviointi tarvitaan | riski on todennäköisesti korkea | tee vaikutustenarviointi ennen käyttöönottoa |
Esimerkki hinnasta
IT-yritys, 25 henkeä, ottaa Copilotin käyttöön: ennakkoarvio maksaa 290 €. Jos vaikutustenarviointi tarvitaan, kokonaishinta on 2 190 € (alv 0 %), ja siihen sisältyvät myös tasapainotesti, siirtovaikutusten arviointi ja kirjaukset selosteisiin.
Lue kriteerit ja esimerkit ohjeesta milloin vaikutustenarviointi on pakollinen. Jos tiedät jo arvioinnin olevan tarpeen, siirry suoraan vaikutustenarviointiin.
Usein kysytyt
Mitä ennakkoarvio maksaa?
290 € (alv 0 %) organisaation koosta riippumatta. Jos vaikutustenarviointi tarvitaan, ennakkoarvion hinta vähennetään sen hinnasta.
Entä jos vaikutustenarviointi tarvitaan?
Saat arviosta suoraan tiedon, mitä riskejä arvioinnissa pitää käsitellä. Teemme vaikutustenarvioinnin 5–10 arkipäivässä, alkaen 990 €, ja ennakkoarvion hinta vähennetään.
Pitääkö kielteinen päätös dokumentoida?
Kannattaa. Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa asetusta, joten perustelu on syytä kirjata myös silloin, kun arviointia ei tehdä.
Lue lisää: Milloin vaikutustenarviointi on pakollinen?
Ennakkoarvio: tilaa tai kysy lisää
Kerro lyhyesti tilanteesi, niin vahvistamme kiinteän hinnan ja toimitusajan.