Rekisteriseloste vai tietosuojaseloste – mikä ero?
Päivitetty · Complian asiantuntijat
Moni yritys hakee yhä rekisteriselostetta, koska termi on tuttu vuosien takaa. Rekisteriseloste kuului kuitenkin vanhaan henkilötietolakiin, joka korvattiin, kun EU:n tietosuoja-asetusta alettiin soveltaa 25.5.2018 ja uusi tietosuojalaki tuli voimaan vuoden 2019 alussa.
Yksi asiakirja jakautui kahdeksi
| Tietosuojaseloste | Seloste käsittelytoimista | |
|---|---|---|
| Kenelle | ihmisille, joiden tietoja käsitellään | organisaatiolle itselleen ja valvojalle |
| Julkinen | kyllä | ei, mutta näytettävä pyydettäessä |
| Mitä kertoo | miksi ja miten tietoja käsitellään, ihmisen oikeudet | kaikki käsittelyt: tarkoitus, tietoryhmät, vastaanottajat, säilytysajat, suojaus |
| Tietosuoja-asetus | 13 ja 14 artikla | 30 artikla |
Rekisteriseloste yritti tehdä molemmat tehtävät yhdellä paperilla. Nyt ne ovat erillisiä, koska niiden lukijat ja tarkoitus ovat erilaiset.
Riittääkö vanha rekisteriseloste?
Yleensä ei. Vanhoista selosteista puuttuu tyypillisesti:
- käsittelyn oikeusperuste
- säilytysaika
- osa ihmisen oikeuksista, kuten oikeus siirtää tiedot
- oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
- tieto siirroista EU:n ulkopuolelle, esimerkiksi pilvipalveluihin
Lisäksi järjestelmät ovat vaihtuneet kahdeksassa vuodessa, joten selosteen sisältökään ei enää vastaa todellisuutta.
Näin päivität vanhan selosteen
- Listaa nykyiset järjestelmät ja toimittajat. Vanha seloste kertoo yleensä tilanteen, jota ei enää ole.
- Tee tietosuojaseloste. Käy läpi pakolliset kohdat ja tee erilliset selosteet asiakkaille, työntekijöille ja työnhakijoille.
- Tee seloste käsittelytoimista. Se on sisäinen taulukko, jota vanha rekisteriseloste ei korvaa. Näin se tehdään.
- Poista vanha versio. Tarkista myös verkkosivujen vanhat linkit ja lomakkeiden viittaukset.
Tarvitseeko yritys molemmat?
Tietosuojaseloste tarvitaan käytännössä aina, kun käsitellään henkilötietoja. Seloste käsittelytoimista tarvitaan nykyisen lain mukaan myös useimmissa pienissä yrityksissä: alle 250 hengen poikkeus koskee vain satunnaista käsittelyä, ja esimerkiksi palkanmaksu ja asiakasrekisteri ovat jatkuvaa käsittelyä.
EU:ssa on käsittelyssä ehdotus, joka helpottaisi selostevelvollisuutta pienemmissä yrityksissä. Se ei ole voimassa marraskuussa 2026, joten nykyinen vaatimus pätee.
Usein kysytyt
Onko rekisteriseloste yhä pakollinen?
Ei sillä nimellä. Sen tilalla ovat tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista, ja nämä ovat yleensä pakollisia.
Riittääkö, että vaihdan otsikon tietosuojaselosteeksi?
Ei. Nimi ei ole ongelma, vaan puuttuva sisältö. Otsikon vaihtaminen ei tuo mukaan oikeusperustetta, säilytysaikoja tai nykyisiä järjestelmiä.
Saako selosteen nimi olla rekisteriseloste?
Laki ei määrää nimeä, vaan sisällön. Tietosuojaseloste on kuitenkin selkeämpi nimi, ja sen ihmiset tunnistavat.
Lähteet
Tämä ohje on yleistä tietoa, ei oikeudellinen neuvo yksittäiseen tapaukseen.